Rechtliches
AGB
Stand: 30. April 2026
1. Anbieter und Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung FirmCockpit durch Unternehmenskunden.
Anbieter ist Denis Hoeger Caballero Consulting e.K., Nobelstraße 3-5, 41189 Mönchengladbach, Deutschland, E-Mail: support@firmcockpit.com.
FirmCockpit richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung und Bestellung ausgeschlossen.
Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir stimmen ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.
2. Leistungsgegenstand
FirmCockpit ist eine cloudbasierte Software zur Verwaltung von Arbeitsanweisungen, Onboardings, Kompetenztests, Mitarbeiterzugängen, Bestätigungen, digitalen Nachweisen, Rückfragen, Support-Tickets und damit zusammenhängenden betrieblichen Inhalten.
Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung, dem gebuchten Tarif und den innerhalb der Software bereitgestellten Funktionen. Wir schulden die Bereitstellung der Software als Dienstleistung, nicht einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, eine bestimmte Organisationsqualität oder die rechtliche Richtigkeit der vom Kunden erstellten Inhalte.
FirmCockpit ersetzt keine rechtliche, steuerliche, arbeitsrechtliche, datenschutzrechtliche, arbeitsschutzrechtliche, sicherheitstechnische oder medizinische Beratung. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, seine Arbeitsanweisungen, Schulungen, Pflichtunterweisungen, Dokumentationspflichten und Nachweise fachlich und rechtlich zu prüfen.
3. Vertragsschluss und Testphase
Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde den Bestellprozess abschließt, die erforderlichen Angaben macht, diese AGB akzeptiert und der Vertrag von uns oder über den Zahlungsdienstleister bestätigt wird. Bei einer kostenlosen Testphase beginnt der Vertrag mit Freischaltung des Accounts.
Wir können Bestellungen ablehnen, insbesondere wenn Anhaltspunkte dafür bestehen, dass der Besteller Verbraucher ist, falsche Angaben macht, gegen diese AGB verstößt oder die Software missbräuchlich nutzen will.
Eine angebotene Testphase dient der Prüfung der Software. Nach Ablauf der Testphase kann, abhängig vom Checkout und Tarif, eine kostenpflichtige Nutzung beginnen, sofern der Kunde den kostenpflichtigen Vertrag bestätigt oder die Zahlungsdaten für den anschließenden Tarif hinterlegt hat.
4. Firmenaccount, Nutzer und Mandantentrennung
Jeder Firmenaccount darf ausschließlich von dem im Vertrag benannten Unternehmen und dessen berechtigten Nutzern verwendet werden. Eine Nutzung durch mehrere rechtlich oder organisatorisch getrennte Unternehmen, Filialverbünde, Konzernunternehmen oder Dritte ist nur erlaubt, wenn dies ausdrücklich vereinbart oder im Tarif vorgesehen ist.
Der Kunde ist dafür verantwortlich, nur berechtigte Personen einzuladen, Rollen korrekt zu vergeben, ausgeschiedene Mitarbeiter zu deaktivieren und Zugriffsrechte regelmäßig zu prüfen.
Die Weitergabe von Zugangsdaten, das Teilen eines Nutzerkontos durch mehrere Personen, die entgeltliche oder unentgeltliche Überlassung an Dritte sowie die Nutzung als Service-Bureau, White-Label-System oder Plattform für fremde Unternehmen ist ohne unsere ausdrückliche Zustimmung untersagt.
5. Verwaltungsaccounts, Verantwortliche und Mitarbeiterzugänge
Der Firmenaccount und zusätzliche Verwaltungsaccounts können Inhalte anlegen, bearbeiten, Mitarbeiter verwalten und Einstellungen ändern, soweit die Software dies erlaubt. Verwaltungsaccounts zählen nicht als Mitarbeiterzugänge, können aber tariflich begrenzt sein.
Mitarbeiterzugänge sind für einzelne natürliche Personen bestimmt. Verantwortliche Mitarbeiter können innerhalb der Software als fachliche Ansprechpartner ausgewählt werden und Rückfragen erhalten. Verantwortliche sind keine Verwaltungsaccounts, soweit ihnen nicht ausdrücklich ein Verwaltungsaccount eingerichtet wurde.
Der Kunde ist verpflichtet, die im Tarif vorgesehenen Grenzen für Mitarbeiterzugänge und Verwaltungsaccounts einzuhalten.
6. Pflichten des Kunden
Der Kunde verpflichtet sich, FirmCockpit nur rechtmäßig, vertragsgemäß und unter Beachtung aller anwendbaren Gesetze zu nutzen. Insbesondere ist der Kunde verpflichtet:
- vollständige und richtige Vertrags-, Rechnungs- und Unternehmensdaten anzugeben,
- Zugangsdaten geheim zu halten und angemessene interne Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen,
- nur Inhalte hochzuladen, an denen er die erforderlichen Rechte besitzt,
- keine rechtswidrigen, diskriminierenden, ehrverletzenden, sicherheitsgefährdenden oder schädlichen Inhalte einzustellen,
- keine Schadsoftware, automatisierten Angriffe, Scraping-, Penetrationstest- oder Lasttest-Tools ohne vorherige schriftliche Zustimmung einzusetzen,
- keine technischen Schutzmaßnahmen zu umgehen, Quellcode zu rekonstruieren, Schnittstellen missbräuchlich zu verwenden oder die Software zu kopieren,
- eigene rechtliche Pflichten gegenüber Mitarbeitern, Behörden, Kunden und Dritten zu erfüllen.
Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden, seine Nutzer oder von ihm veranlasste Dritte entstehen, soweit der Kunde die Rechtsverletzung zu vertreten hat.
7. Inhalte und fachliche Verantwortung
Alle Arbeitsanweisungen, Onboardings, Tests, Nachrichten, Anhänge, Bilder, Videos, Nachweise und sonstigen Inhalte des Firmenaccounts werden vom Kunden oder seinen Nutzern erstellt oder veranlasst. Der Kunde ist allein verantwortlich für Richtigkeit, Vollständigkeit, Aktualität, Verständlichkeit, fachliche Eignung und rechtliche Zulässigkeit dieser Inhalte.
FirmCockpit prüft Kundeninhalte nicht allgemein vorab. Wir sind berechtigt, Inhalte zu sperren oder zu entfernen, wenn konkrete Anhaltspunkte für Rechtsverletzungen, Sicherheitsrisiken oder Vertragsverstöße bestehen.
8. Verfügbarkeit, Wartung und technische Änderungen
Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit der Software. Eine jederzeit unterbrechungsfreie, fehlerfreie oder vollständig ausfallsichere Verfügbarkeit wird jedoch nicht geschuldet, soweit nicht ausdrücklich eine gesonderte Service-Level-Vereinbarung getroffen wurde.
Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere durch Wartung, Updates, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen des Internets, Ausfälle von Rechenzentren, Zahlungsdienstleistern, E-Mail-Dienstleistern oder sonstigen Drittanbietern sowie durch höhere Gewalt entstehen.
Wir dürfen die Software weiterentwickeln, Funktionen ändern, ersetzen oder entfernen, sofern dadurch der vertraglich vereinbarte Kernnutzen nicht unangemessen beeinträchtigt wird. Sicherheitsrelevante Änderungen dürfen jederzeit vorgenommen werden.
9. Support
Support erfolgt über die in der Software vorgesehenen Support-Tickets oder per E-Mail. Reaktionszeiten sind nur verbindlich, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden. Support umfasst keine individuelle Rechtsberatung, keine Erstellung rechtsverbindlicher Arbeitsanweisungen und keine Prüfung kundenseitiger Inhalte.
10. Preise, Zahlung und Abrechnung
Es gelten die bei Bestellung angezeigten Preise und Tarifbedingungen. Alle Preise verstehen sich, soweit nicht anders angegeben, netto zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer.
Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe oder einen anderen von uns benannten Zahlungsdienstleister. Der Kunde ist verpflichtet, gültige Zahlungsdaten zu hinterlegen und für ausreichende Deckung zu sorgen.
Rechnungen und Abrechnungsdokumente werden im Kundenkonto bereitgestellt oder per E-Mail übermittelt. Der Kunde ist verpflichtet, Rechnungsdaten unverzüglich zu prüfen und Änderungen rechtzeitig mitzuteilen.
Bei fehlgeschlagenen Zahlungen, Rücklastschriften, Zahlungsverzug oder missbräuchlicher Nutzung können wir den Account nach angemessener Ankündigung sperren oder einschränken. Bereits bezahlte Nutzungszeiträume bleiben grundsätzlich bis zum Ende der bezahlten Laufzeit zugänglich, soweit keine außerordentliche Sperrung aus wichtigem Grund erforderlich ist.
11. Tarifwechsel, Kündigung und Laufzeit
Tarife können nach den in der Software angezeigten Möglichkeiten gewechselt werden. Upgrades können sofort wirksam werden; Downgrades können zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam werden. Abrechnung, Verrechnung und anteilige Beträge richten sich nach den im Checkout, im Kundenkonto und beim Zahlungsdienstleister angezeigten Bedingungen.
Der Kunde kann den Vertrag nach den im Kundenkonto angezeigten Bedingungen zum Ende der jeweiligen Laufzeit kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
12. Accountlöschung und Datenlöschung
Nach Vertragsende kann der Zugang eingeschränkt oder deaktiviert werden. Kundendaten werden nach Ablauf einer angemessenen Übergangsfrist gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, berechtigten Interessen oder technische Sicherheitsgründe entgegenstehen.
Wenn der Kunde die Funktion „Konto & Daten löschen“ nutzt und die Löschung bestätigt, kann dies zur sofortigen Kündigung, Sperrung und Löschung des Accounts und der vom Account erzeugten Daten führen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, vor einer Löschung benötigte Nachweise, Rechnungen, Exporte oder sonstige Unterlagen zu sichern.
13. Nutzungsrechte
Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Software im Rahmen des gebuchten Tarifs für eigene interne geschäftliche Zwecke zu nutzen.
Alle Rechte an der Software, am Design, an Funktionen, Datenbankstrukturen, Quellcode, Marken, Logos, Texten, Vorlagen und sonstigen Bestandteilen verbleiben bei uns oder den jeweiligen Rechteinhabern. Der Kunde erhält keine Rechte, die über die ausdrücklich eingeräumte Nutzung hinausgehen.
14. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, gelten zusätzlich die gesetzlichen Anforderungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, soweit diese bereitgestellt oder abgeschlossen wird.
Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten, die Information der betroffenen Personen, die Vergabe von Berechtigungen, die Inhalte der Arbeitsanweisungen und die Einhaltung arbeits-, datenschutz- und mitbestimmungsrechtlicher Vorgaben.
15. Datensicherheit, Backups und Datenverlust
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der Software. Dazu können insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung der Übertragung, Passwort-Hashing, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Protokollierung, Sicherheitsupdates und Backup-Maßnahmen gehören.
Absolute Sicherheit gegen Cyberangriffe, Sicherheitslücken, Fehlbedienung, Datenverlust, technische Defekte oder Ausfälle kann nicht garantiert werden. Der Kunde ist verpflichtet, für seine Organisation angemessene interne Sicherheitsprozesse einzurichten und besonders wichtige Unterlagen, Nachweise und Exporte zusätzlich in eigener Verantwortung zu sichern, soweit dies gesetzlich oder betrieblich erforderlich ist.
Für Datenverlust haften wir nur nach Maßgabe der Haftungsregelungen dieser AGB. Eine Haftung für wiederherstellbare oder vermeidbare Datenverluste ist ausgeschlossen, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde zumutbare Sicherungs-, Export- oder Mitwirkungspflichten verletzt hat.
16. Gewährleistung
Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte, soweit diese AGB nichts Wirksames Abweichendes regeln. Der Kunde hat Störungen, Fehler oder Sicherheitsprobleme unverzüglich und nachvollziehbar zu melden. Wir sind berechtigt, Fehler durch Updates, Workarounds oder zumutbare technische Maßnahmen zu beheben.
Keine Gewähr übernehmen wir für kundenseitige Inhalte, externe Dienste, Drittanbieter, Internetverbindungen, Endgeräte, Browserkonfigurationen, unsachgemäße Nutzung, kundenseitige Integrationen oder vom Kunden veranlasste Änderungen außerhalb der vorgesehenen Bedienung.
17. Haftung
Wir haften unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für ausdrücklich übernommene Garantien.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist unsere Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Im Übrigen ist die Haftung, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Reputationsschäden, Betriebsunterbrechungen, Datenverluste, Sicherheitsvorfälle, Serverausfälle, Ausfälle von Drittanbietern, Fehler kundenseitiger Inhalte oder Schäden aus einer nicht vertragsgemäßen Nutzung.
Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten unserer gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter, Beauftragten und Erfüllungsgehilfen.
Eine verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.
18. Höhere Gewalt und Drittanbieter
Wir haften nicht für Leistungsausfälle oder Verzögerungen, soweit diese durch Ereignisse außerhalb unseres zumutbaren Einflussbereichs verursacht werden. Dazu gehören insbesondere Naturereignisse, Krieg, Terror, Streiks, Pandemien, behördliche Maßnahmen, Stromausfälle, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Rechenzentren, Zahlungsdienstleistern, E-Mail-Dienstleistern, DNS-Diensten oder sonstigen Drittanbietern.
19. Vertraulichkeit
Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags. Diese Pflicht gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erhalten wurden, unabhängig entwickelt wurden oder aufgrund gesetzlicher Pflichten offengelegt werden müssen.
20. Änderungen der AGB
Wir können diese AGB ändern, wenn sachliche Gründe dies erforderlich machen, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage, der technischen Rahmenbedingungen, des Funktionsumfangs oder der Abrechnungsprozesse. Über wesentliche Änderungen informieren wir den Kunden in Textform oder innerhalb der Software. Widerspricht der Kunde einer zumutbaren Änderung nicht innerhalb einer angemessenen Frist, kann die Änderung wirksam werden, sofern wir auf diese Folge ausdrücklich hinweisen. Zwingende Rechte des Kunden bleiben unberührt.
21. Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand, soweit gesetzlich zulässig, Mönchengladbach.
Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung.